卸売、メーカー(以下、受注者)へ商品を発注する顧客・取引先(以下、発注者)の間に欠かせないのが受発注業務です。業務のDX化が推進されるようになり各企業が業務のシステム化、システムの導入に取り組んでいると思います。

しかしながら中小企業庁の令和3年度資料によると中小企業の導入割合は50%程となっています。

電子受発注への対応状況

引用：中小企業庁 令和3年度「中小企業の受発注のデジタル化推進方策に関する調査」報告書 P13-P14

今回は受注者、発注者、それぞれの視点から受発注業務改善の理由を深堀していきます。

受注者が受注業務を改善する理由

受注者が受注業務の改善に力を入れるのは、以下の3つの大きなメリットがあるからです。

1 業務効率化とコスト削減

1-1.人材不足解消

事務作業を自動化することで、人手が足りなくて困るという問題を解決できます。

1-2.ミス防止

手作業で入力していたものをシステムに任せることで、入力ミスによる納期遅れや返品といったトラブルを減らせます。

1-3.事務作業の自動化

請求書の作成や入金管理といった事務作業をシステムに任せることで、人がやるべき仕事に集中できます。

人材や在庫管理、作業の自動化による効率化で業務効率化とコスト削減が期待できます。

2 顧客満足度向上

2-1.簡単発注

顧客が簡単に商品を注文できるようになり、顧客満足度が上がります。

2-2.納期厳守

在庫状況が常に把握できるため、納期遅れを減らし、顧客からの信頼を得られます。

2-3.きめ細やかな対応

顧客からの問い合わせ・注文に迅速に対応できるようになり、より良い関係を築けます。

FAXや電話などのアナログ発注からスマホ、タブレットなどを用いたWeb発注に切り替えてもらうことで受注業務が素早く便利になります。

3 データに基づいた経営・戦略

3-1.売上分析

どのような商品が売れているのか、どの顧客が買ってくれているのかといったデータの集計や分析ができ、より効果的な商品開発やマーケティングに繋がります。

3-2.在庫状況の分析

在庫の回転率を分析し、適切な量の商品を仕入れる・作ることで、資金の効率的な運用が可能になります。

3-3.顧客の行動分析

顧客がどのような商品に興味を持っているのか、どのようなタイミングで買っているのかといったデータから、顧客のニーズを深く理解し、より効果的な営業活動に繋げられます。

受注業務をシステム化することで、情報がデータとして管理できるようになります。そういったデータを販売戦略に活用することが受注業務の改善に繋がります。

発注者が発注業務を改善する理由

先に受注業務の改善についてご案内しましたが、発注者にとっても受発注業務は、商品の仕入れや在庫管理に関わる重要なプロセスです。だからこそ発注者側も発注業務を改善・効率化したいと考えています。

そのメリットは以下の3つになります。

1 簡単発注

多数の商品を発注する場合、手作業による発注作業は非常に煩雑です。少ない作業量で簡単に商品を注文し、過去の注文履歴が確認できるようになれば効率化が図れます。

2 在庫状況の確認

在庫過多や品切れは、それぞれコスト増加や機会損失に繋がります。受発注システムなら欲しい商品がすぐに発注することができ、在庫状況をリアルタイムで確認することができます。

3 納期の確認

納期が遅れると、売上が減少したり、顧客からのクレームに繋がる可能性があります。システムから商品がいつ届くのか、正確な納期が判断できれば機会損失を防ぐことができます。

毎日、毎週、毎月発生する発注業務だからこそ、手軽に素早く、間違えのない状態で発注をおこないたいと考えている発注者がほとんどです。

受発注システムを導入するのは受注者？発注者？

受発注業務を改善する理由について確認してきました。受注者、発注者のどちらにもメリットがあることは分かりましたが、それでは費用をかけてシステムを導入するのはどちらになるのでしょうか。

多くの場合は受発注フローの関係から商品の発注を受ける「受注者」が受発注システムを導入し、発注者に対してシステムの利用を促すというパターンがほとんどです。

ここで問題になってくるのは「受発注システムを導入したとしても発注者が利用してくれるか」という点です。

発注者の発注方法には昔から根付いているFAXや電話などのアナログな発注が今も沢山存在しています。

発注者からすると「殴り書きをした紙をFAXするだけ」、「電話口で〇〇を何個お願いねと言うだけ」の方が簡単という場合があります。こうなってしまうとせっかく導入したシステムが使われず多額の費用だけが発生し、業務改善はおこなわれないことになってしまいます。

それではどうしたらよいのか、その課題は「発注者に使ってもらえる受発注システム」を利用すれば問題ありません。

発注者が使ってくれる「受発注システム」とは

発注者が使ってくれる「受発注システム」、それはシステム化した後でも現状の発注業務をしっかりとおこなうことができること、それに加えて何かしらの付加価値がなければいけません。

その付加価値が、「より簡単に発注できる」、「システム化したことで使えるようになる機能」など発注者側にとってのメリットである必要があります。

また受発注システムは導入して終わりではありません。
導入してから新たに加わる受発注業務のフローや内容、それに伴う発注者との関係性など常に変化し続けることに対応していく必要があります。

こうした付加価値の部分をご提案、システム化できる受発注システムが使ってもらえるシステムなのではないでしょうか。

受注者・発注者にとっての最適な受発注システムとは

BtoB Web受発注システムは、受注者と発注者の双方にとって、業務効率化や顧客満足度向上に繋がる重要なツールです。

システム導入を検討する際は、自社の業務内容や規模に合わせて、最適なシステムを選択することが重要です。

BtoB Web受発注システム導入のポイント

1既存システムとの連携

2機能やセキュリティ対策

3導入コスト

4現状の業務や発注者への影響

これらの点を考慮し、慎重にシステムを選定することで、より効果的な業務改善を実現することができます。また各業種によっては下記のような機能、管理が可能かを確認することでより便利なツールになるでしょう。

業種・業界にとって必要な機能・管理

食品業界

賞味期限管理、ロット管理、アレルギー情報管理などの機能

製造業

部品管理、生産計画との連携、品質管理などの機能

ファンシー雑貨業界

サイズ・カラーバリエーションの管理、シーズンごとの商品入れ替えなどの機能

上に挙げた例はほんの一部です。弊社アクロスソリューションズでは各業界ごとの特徴に合わせて、最適な機能の選び方や受発注システムの活用方法をご提案できます。

ぜひあなたの業界や抱えている課題について教えてください。