受発注システムは業務効率化に役立つ一方で、導入・運用において様々な課題や困る点も存在しています。今回は主な課題とその対策について詳しく解説していきます。
過去にご案内した各種記事も参考にご覧いただけるとより分かりやすいと思います。
目次
「【BtoB受発注業務】企業間取引を効率化する受発注システムを比較8選!!」の記事で調査した通り、現状数多くの受発注システムが存在するため、自社の要件・受発注フローに最適なシステムを選ぶことが難しい場合があります。
1システム選定の難しさについての対策
要件定義を明確にする
自社の課題や要望を明確にし、必要な機能を洗い出す。
比較検討を徹底する
複数の受発注システムを比較検討し、自社に最適なシステムを選ぶ。
体験デモ・トライアル期間を活用する
可能であれば体験デモやトライアル期間を利用し実際にシステムを操作してみる。
受発注システムの導入には、初期費用や月額費用など、様々なコストがかかります。コストについては「【価格体系別に見る受発注システム】料金、ランニングコストを気にしている企業のための徹底ガイド」の記事も併せてご覧ください。
2導入コストの対策
費用対効果を検討する
導入によって得られるメリットとコストを比較し、費用対効果を検討する。
補助金制度を活用する
IT導入補助金など導入費用の一部を補助する制度を利用する。
プランやランニングコストを検討する
初期費用は安いがランニングコストが高いケース、利用していて金額が変化するケースなど様々なコストを検証する。
受発注システムの導入には、データの準備や設定、テストなど、一定の期間が必要になります。スケジュールについては「【導入検討企業必見！】BtoB受発注システムを導入するためのステップバイステップガイド」の記事も併せてご覧ください。
3導入期間の対策
導入スケジュールを明確にする
導入に必要な期間を把握し、スケジュールを立てる。
担当者を決める
導入担当者を決め、責任をもって導入を進める。
ベンダーと連携する
システムベンダーと連携し、スムーズな導入を目指す。
受発注システムによっては、操作が複雑で、担当者が使いこなせない場合があります。
1システム操作の複雑さへの対策
操作研修を実施する
担当者向けに操作研修を実施し、習熟度を高める。またベンダーに説明会開催の打診をおこなう。
マニュアルを作成する
操作マニュアルを作成し、いつでも確認できるようにする。導入するシステムにマニュアルが用意されているか確認する。
サポート体制を整える
システムベンダーのサポート体制を確認し、困った時に相談できる体制を整える。
システム障害が発生した場合、受発注業務が停止してしまう可能性があります。
2システム障害への対策
バックアップ体制を整える
定期的にデータをバックアップし、万が一の事態に備える。
冗長化構成にする
システムを冗長化し、障害発生時にも業務を継続できるようにする。
ベンダーと連携する
システムベンダーと連携し、迅速な復旧体制を整える。
受発注データは、機密性の高い情報を含むため、情報セキュリティ対策が重要です。
3情報セキュリティへの対策
アクセス権限を適切に設定する
担当者ごとにアクセス権限を設定し、情報漏洩を防ぐ。
セキュリティ対策ソフトを導入する
ウィルス対策ソフトやファイアウォールなどを導入し、不正アクセスを防ぐ。
定期的なセキュリティ監査を実施する
定期的にセキュリティ監査を実施し、脆弱性を確認する。
既存システムとの連携がうまくいかない場合、データ連携がスムーズに行えない場合があります。
4システム連携への対策
API連携を検討する
API連携を利用して、既存システムとのデータ連携をスムーズに行う。
データ変換ツールを導入する
データ形式が異なる場合、データ変換ツールを導入する。
システムベンダーと連携する
システムベンダーと連携し、連携方法について相談する。
取引先が受発注システムに対応していない場合、従来の方法での受発注業務が必要になります。
1取引先への対策
取引先にシステム導入を促す
取引先に受発注システムのメリットを説明し、導入を促す。
EDI連携を検討する
EDI連携を利用して、取引先とのデータ交換を効率化する。
法制度が変更された場合、受発注システムを改修する必要がある場合があります。
2法制度への対策
法制度改正情報を収集する
法制度改正情報を収集し、システムへの影響を把握する。
システムベンダーと連携する
システムベンダーと連携し、法制度改正に対応した改修を行う。
受発注システムの導入・運用には、様々な課題が存在しますが、適切な対策を講じることで、これらの課題を克服し、受発注業務の効率化を実現することができます。
受発注システム導入前・導入時・導入後の課題と対策について見てきましたが、どれも共通することは「ベンダーに確認すること」、または「ベンダーが対応できるかどうか」になります。
弊社はこれまでに多種多様な企業様に受発注システム「MOS」を導入してまいりました。その際には必ず要件定義をおこない、他社との違いのご案内、デモを体験していただくなど認識に齟齬がない形で導入を進めております。
料金プランも分かりやすく変動をできるだけ抑え、利用者に負担のかからない設定となっております。
運用開始後もご利用法のサポートはもちろん、機能の追加や改修なども承っております。BtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」は納品して終わりではなく納品してからがスタートの受発注システムです。
導入をご検討されている企業様はぜひ一度お問い合わせいただき、一度現状をお聞かせください。
弊社の製品「MOS」は「必要な機能を必要なだけ」、「スモールスタートが可能」、「他にはないオリジナルの機能もシステム化」など、今ある受発注業務のフローを確認しながらシステム化できるのが特徴です。また無駄な機能やサービスによるコスト、ランニングコストの増加もありません。
現状、既に受発注システムを導入している企業様でも抱えているお悩みを相談していただき弊社の「MOS」へ乗り換え・移行・リプレイスすることももちろん可能です。
受発注システムは受注業務、発注業務の手間を省き、業務を効率化することができます。FAXや紙を使ったアナログの受発注業務からデジタル化することにより、販売管理システムや他システムとの連携も容易になります。
まずは弊社にご連絡いただき、相談してみるところから始めてみませんか。
お問い合わせ、お待ちしております。
