受発注業務を改善したいという思いからシステム導入に踏み切ったものの、上手く使えない、使ってもらえていない、こういったケースは珍しくありません。この部分には導入したいという企業と現場で使う人たちの想いや考え方に必ず乖離が発生しています。
それではどうすればよいのでしょうか。この課題について考えていきます。
そもそも自社の受発注業務にはシステムの導入が必要なのでしょうか。まずは受発注システムの必要性からしっかり考えてみましょう。
受発注システムを導入する際のポイントは
大きく分けてこの2点になると思います。
「受発注システムを導入することで何が改善されるのか」という点において
一番の改善は「FAXや電話、手書きメモ」などによるアナログな受発注業務からの脱却が挙げられます。
アナログからデジタルへシフトすることによって受発注業務フローの効率化、データの記録や管理の容易化、さらにはヒューマンエラーのリスクも軽減できるのが大きなポイントです。
前に述べたように受発注システムを導入することでかなりのメリットがあるのは間違いありません。しかしここで課題になってくるのは「今の受発注業務フローをシステム化できるのか」という点です。
受発注業務には各企業様毎にアナログで構築された独自の業務フローが存在している事が多く、システム化する際の悩みの種になります。システムを導入してみたが「業務フローがシステム化されていない」BtoB モバイルWeb受発注システム「MOS」はそういった独自の業務フローもカスタマイズによりシステム化することができます。
受発注システムの必要性、導入した際のメリットは前項でお話しましたが、「使いやすさ」という点は必ずしも備えていないのがシステムの難しい所です。システムを導入したのに今までの業務フローから効率化できていない、反対に業務が大変になったのでは本末転倒です。
「使いやすい」ということは業務の効率化、改善に繋がるだけではなくシステムの先にいるユーザー(発注者や取引先)が迅速かつ正確に業務を行うことができるということです。
「使いやすい」受発注システムには以下のようなメリットがあります。
1ユーザーフレンドリーなインターフェースにより、操作が直感的で使いやすく簡単
2入力項目やボタンの配置が分かりやすくヒューマンエラーが少ない
3必要な情報をすぐに見つけることができ把握しやすい
4操作手順がシンプルで、教育・研修の負担が軽減される
こうしたメリットが業務の効率化や生産性のさらなる向上につながります。
BtoB モバイルWeb受発注システム「MOS」は分かりにくい機能やムダを省いたパッケージシステムです。シンプルなシステムだからこそ初期導入費用を抑えることができ、業務フローに必要なものを必要に応じてオプションやカスタマイズで構築することができます。
最短3タップで発注できる分かりやすさ、使いやすさが発注者(取引先)が使ってくれる大きなメリットです。
上記のように少しでも業務改善に繋がればという思いで導入するケースは珍しくありません。しかし導入した後に受発注システムを利用する「発注者(取引先)」のことは見えているでしょうか。きっとFAXや電話、手書きのメモなどで「〇〇お願いね」、「〇〇明日までによろしく」とアナログ発注した方が発注者(取引先)には便利なこともあるでしょう。
この場合どうなるのか、恐らく
「システムを導入したけれども使ってもらえない」
「システムが眠ったままになっている」
となるでしょう。
費用をかけて導入したのに活用できていないのでは意味がありません。それではどうすればいいのか。
それは受発注システムを導入する企業様(受注者)のメリット、改善点と併せて発注者(取引先)の利便性向上を重視することが重要です。
具体的には、以下のような利便性向上を図ることが求められます。
1発注者(取引先)が簡単に注文できる
2発注者(取引先)が注文内容を正確に把握できる
3受発注の履歴や進捗状況を容易に確認できる
4問い合わせや変更依頼などの対応がスムーズに行える
こうした利便性を高めることにより、アナログ発注よりも受発注システム導入後のデジタル発注の方が便利で使いやすいと分かってもらうことが大切です。
MOSの発注までの流れ
発注者(取引先)が発注時にどういった点に課題を抱えているか、その課題を一緒に考え解決できるのがBtoB モバイルWeb受発注システム「MOS」です。
システムを導入したらゴールではありません。受発注システムも同様にシステムを導入してからがスタートです。導入後に重要なのは適切な対応とアフターフォローです。
導入後の対応やアフターフォローには以下のようなポイントがあります。
発注者(取引先)への案内、利用を促すための施策
問い合わせ窓口の設置やFAQの提供など
システムの改善やアップデートの実施
こういったポイントにより発注者(取引先)がシステムを適切に活用することができるため受発注システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。
受発注システムの導入においては、サポート体制の充実も重要な要素です。システムに関するトラブルや質問が発生した際に、適切なサポートを受けることができるかどうかは大きな影響を与えます。
BtoB モバイルWeb受発注システム「MOS」のサポート体制は以下のような取り組みをおこなっています。
導入企業様に対して弊社営業・開発のチームによるサポート
トラブル発生時の迅速な対応と解決策の提供
システム改善要望によるご提案
これらの取り組みにより、発注者(取引先)、受注者(システム導入企業)が安心してシステムを利用できる環境をご提供します。
