企業間取引(BtoB)の中で「受注する」、「発注する」という言葉をよく耳にすると思います。大体の意味では理解しているけれど、受注、発注がどういうものかイメージができない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は受注業務、発注業務を改めて確認していきたいと思います。

受発注業務をしっかり説明できますか

受発注業務とは、企業間での取引の際には必ず発生する業務になります。

受発注業務は自社が提供する商品やサービスの発注、注文を受ける「受注」とその相手先の企業から提供される商品やサービスを注文する「発注」を併せていいます。

受注企業(小売・卸売企業)

食品卸売業 / 雑貨卸売業 / 包装資材卸売業 / 酒類卸売業 など

 主な受注業務 

発注内容の 確認・入力	商品管理	商品配送
など

発注企業(仕入先企業・店舗)

飲食店 / 雑貨店 / 病院、クリニック / 酒屋、スーパー など

主な発注業務

FAXや電話の 商品発注	仕入確認	検品
など

このように沢山の受注・発注企業が存在し、受注、発注には様々な業務があります。受注、発注の業務をより詳しく確認するために内容を掘り下げてみましょう。

受注業務の内容と企業が抱える課題

受注業務とは商品やサービスなどを発注者・取引先から受け付け、販売管理システムやExcelなどの受注管理表への入力、倉庫や生産工場などへの指示、出荷指示、配送指示までの一連の流れや業務の事を受注業務といいます。

受注企業が抱える課題

FAXや電話による大量の受注処理

発注者、取引先からの発注はWebを経由したデジタルな発注からFAXや電話を用いたアナログな発注まで様々です。アナログ発注の場合は内容をデータに起こす必要があります。発注が多ければ企業としては嬉しいですがその分の入力、データ起こしは大変になってしまいます。

入力業務のミスやトラブル

大量のアナログ発注を受けた後の受注処理の際に必ずといって発生するのがヒューマンエラーです。入力時のミスや言った言わないのトラブル、FAX用紙に記載してある内容の再確認など、現場の対応は常に戦争です。

受注から商品発送までの長期化

発注者、取引先から発注を受けてから商品発送までの間の受注処理が長くなればなるほど発注者、取引先へ商品を届けるのが遅くなってしまいます。こうした業務完了までの道のりが長期化すると顧客満足度の低下となり、結果的に取引停止などに繋がる恐れがあります。

発注業務の内容と企業が抱える課題

発注業務とは取引先、卸売などの企業から仕入をおこなう際、商品やサービスなどを現在の在庫量を確認しながら数量を決定し発注する事です。その際に発注書の作成や状況に応じて見積りの依頼などもおこないます。こうした一連の業務を発注業務といいます。

発注企業が抱える課題

発注時のミス

商品、商材を発注する際に電話口で伝える、FAXで殴り書きをして発注するということがまだまだ多く存在しています。こうした場合、受注者に対して再発注をする、修正した内容を伝えるといった手間が発生します。

部署間の連携

必要なものを発注する際に現在の在庫数の確認や既に発注済みになっているかどうかの確認など、情報が不足していることがあります。アナログ管理の場合はこうした他部署間の情報共有や履歴などに多くの課題を抱えています。

紙の利用によるコスト増加

FAXを利用した発注がまだまだ多く存在しています。この場合、発注をする側、受ける側、どちらも紙、インクのコストが発生します。少量であれば問題ありませんが、一日に何千、何万と受発注が発生する企業では課題のひとつとなっています。

受発注業務で抱える課題を受発注システムで解決する

受発注業務をおこなう際に、受注企業、発注企業、いずれにも多くの課題を抱えていることが見えてきました。課題を改善しようと様々な取り組みをおこなっている企業がほとんどですが、根付いた受発注文化、企業独自の受発注フローなどにより改善、切り換えをおこなうことが難しくなっています。

こうした課題を改善するために受発注業務のすべてを切り替えてしまおうとするのですが、一気に推し進めようとすると業務フローに弊害・トラブルが発生してしまいます。

そういった弊害やトラブルを起こさないためにも「受注、発注をシンプルに使いやすく」というコンセプトで作られたのがBtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」です。

MOSを使った発注業務

MOSを使った発注業務はいわゆるECサイト、通販サイトを思い浮かべていただくと簡単です。

「発注したい商品を選び数量を選択して発注する」

ただこれだけの作業で発注は完了します。「取り扱っている商品、商材に詳細情報を付け加えたい」、「発注方法が特殊なんだけど」といった場合もご安心ください。豊富なオプション機能や独自のカスタマイズ機能を加えることですべての発注をデジタル化します。

MOSを使った受注業務

MOSを使って発注された情報はすべて受注者(小売・卸売)の管理画面へ蓄積されていきます。これによりデータ起こし、入力作業をする必要がなくなり「受注入力のミス等のヒューマンエラーを防止する」ことができます。

受注情報を確定処理することで受注データをエクスポートし、基幹システムへ連携できます。受注データがあれば容易に請求書や領収書といったデータを作成することも難しくありません。

あらためて受発注業務フローを見直してみませんか

毎日の業務に追われていると課題点・改善点を発見しにくくなってしまいがちです。

今回の記事の内容を踏まえ、自社の受注業務、発注業務はどういう状況なのか、どういった所に課題があるのかをあらためて見直してみませんか。

少しの改善で業務の効率化やコスト削減、時間の確保が可能になります。弊社のスペシャリストが御社の業務フローを再確認、整理したうえで御社専用の受発注システムをご提案させていただきます。

どんなささいな事でも構いません。まずはBtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」の弊社アクロスソリューションズへお声掛けください。